这个案例本身不复杂,在开始叙述案例之前,先简要说明下案例涉及的公司情况。这间公司约有100人样子,人力资源部有一位招聘专员,负责招聘和培训,一位人事专员,负责入职离职各项事务性工作和薪酬核算,一位人事经理,负责人事事务工作。我是受聘去做短期的见习经理,负责人力资源开发。
这天我刚到公司,才坐下来,就听见副总办公室有几个人在争执。没几分钟副总就打了电话来请我过去,说是有事商量。
我到了副总办公室,发现公司的财务经理和人事经理正争论的面红耳赤,仔细听了几分钟后了解了情况,原来因为后天是发薪日,人事经理将上月工资表做出来,要求副总签字,副总则以自己分管的是业务线为由,表示不方便先签,让人事经理先找他的直属上级、公司的总经理助理(分管人力资源)先签,但是人事经理则说,下边的人表现如何工资应该怎么发,副总最清楚,应该副总签字之后再找总经理助理签,副总说我虽然清楚下边人表现如何但是工资的事又不是我说了算,你要 说工资有没有算错,财务部最清楚,那至少也应该财务部经理签字之后才来讨论我该不该签的问题。于是财务部经理又被扯了进来,副总要求他先签字,但是财务部 经理说,他只负责审核数据之间的勾稽关系是不是对,工资怎么发放应该是让人事经理自己核算完了交给业务副总或者总经理助理签字,确认之后再拿来财务部签字。人事经理则说,总经理助理哪有空去审查具体的金额问题,那应该是业务副总的事,如果业务副总不肯定,让财务部先签字然后业务副总再签,都签完了之后才 能提交给总经理助理签字。
我越听越是惊奇,搞不懂怎么会有这种情况发生,于是见缝插针的问了两句,才知道原来从前人力资源部只有一个人,所以分管业务的副总顺便管了人力资源部,后来人力资源部人数多起来,就把这个部门分出去,给了总经理助理管,但是总经理助理本身分管的是公司的品牌和企业文化,人力资源的事管的不多,于是分管副总虽然把人力资源部交接出去,但是当薪酬核算量比较大或者她觉得会有问题产生的时候,也会把工资表拿过来审核下,算是代替总经理助理行使职权,但她的工作确实很多,恰巧财务部的经理从前在别家公司做过一段时间薪酬核算,又深得老板信任,于是在分管副总分身乏术的时候, 财务部经理也会代做一下薪酬的复核工作,多头都有插手经历的结果就变成了现在的人事经理坚持认定总经理助理应该是审核的倒数第二关的意见,而薪酬审核的第 一关,不是财务部经理,就是分管副总。
三个人在副总办公室争的不可开交,中途副总问我,说,DK,你在这方面比较专业,你来说说看,谁应该先签字?我想也没想的就说,这个其实不难啊,总经理最后一个签,你倒数第二个签,其实你是可签可不签的,财务部经理只管发工资的事,员工的工资明细原则上应该和他没关系,实在要然他审核数据,那就放你前边签嘛,总经理助理第一个签,因为他对下属的工作结果负责。副总一拍大腿说对嘛,就是这样嘛。人事经理怒了,指着我说,你知道总经理助理是做什么的?他难道是来给你做工资审核的?!我说,他就是啊,他既然分管人力资源部,又是你的直线上司,你做的工资表,理所当然应该他先审核啊。结果人事经理就说,我告诉你,你错了!你大错而特错,他不是做这个的!你根本不了解情况!
我十分尴尬的笑了,飞快的龟缩到墙角装花瓶。
然后财务经理就说,副总签字还是应该,但是总经理助理应该第一个签,他要先审核工资对不对。人事经理就说了,他哪能审核,副总对业务对公司都最熟悉,又了解底下的人,她应该最先签!副总就气得笑出来了,说我熟悉底下的人我就什么都要干啊?那这样我拿你来干什么啊!人事经理也跳起来了,说你要是对我个人不满你就明说,但是不要不配合工作!财务部经理说,XX(人事经理)你说话要客观,没有道理你干了蠢事让副总来给你擦屁股。人事经理挑起三丈高,一拍桌子说,XX(财务经理)我干了什么蠢事!你说!你说!
大家越说都越是激动,到最后副总办公室成了菜市场。我站在旁边,忍了又忍才没笑出来,这真是一件有趣的事情。我从来不知道一个小的不能再小的薪酬审批权限,会带来这么催泪的“笑”果。
最后副总也火了,腾的站起来说,走!我们去找总经理说!
财务部经理和人事经理二话不说就跟着她去找总经理了,看那意思,应该都觉得自己有道理。
过了一个小时,三人从总经理办公室出来,然后总经理叫了我进去,无可奈何的说,DK,事情的经过你应该都了解了,你看这个事情怎么办?
我开始想,这件事要怎么才能解决。
良心说,我是觉得,副总和财务经理,对于工资审核流程来说是完全没有必要的,人事专员把工资表做出来之后,交给人事经理审核,审核完了直接交直属上级总经理助理,总助签字完了交给总经理签字,之后就可以提交财务发工资了。
在我看来,薪酬发放是属于人力资源的事,实在没有必要牵扯到业务部门和财务部门,人头一多,到时候追究责任都很麻烦。
但是我脑筋再转,如果贸然把这个想法说出来,考虑到我来公司才两星期,总经理多半会觉得我不了解情况,全部从头脑和经验中出发来处理他公司的实际问题,对我的专业能力,免不得会持怀疑态度,我这见习经理的位子,可就不牢靠了。
于是我说,总经理,两个问题,首先,你对工资表的审批权限和级别设计,有什么看法?
总经理说话也很圆润,我的看法就是,怎么办不会出错就怎么办。
我说,那好,第二个问题我就不问了,这样,我现在去逐个的调查下,人事经理、总经理助理、财务部经理和业务副总对审批权限和级别设计都有什么想法,调查完了,我们再来合计,什么样的流程体系最合适。
这件事就这么定下来。到了下午,我抽了快要下班的时间,去找人事经理了解情况。
人事经理因为我上午漏她的气,对我颇没有什么好脸色,但是架不住我老人家身段儿软,善于做诚恳沟通,所以工作还是开展的比较顺利的。人事经理的回复是这样的,分管业务的副总、总经理助理、总经理都要有审批权,业务副总要先审核,因为我们目前有八十多号人的项目部是划在业务部那边的,他们的工资是工资表的大头,这些总经理助理又不管,当然是分管副总自己审,她自己的人她最清楚。她审过觉得没有问题了,再给总经理助理看。
我说,也就是说,你觉得这种方式可以少出错?
她说,那当然。
我转头再找业务副总,将人事经理的意思向她解释了下,业务副总就说了,我虽然分管业务,底下有八十多号人,但是我又没有定工资的权力,每回业务部门人员要调薪,那都是要写报告去总经理助理和总经理申请,最后也是他们人事部通知我们项目部,我们拿到的消息都是二道货了,没有道理要让二道消息去审核原始信息 吧,逻辑上就不通。再说了,退一步说,就算找我复核工资,我又不是活电脑,那里记得住那么多人人员名字,我不还是要一个一个核算,这个和他们自己做的事情 是一样的,他们容易出错,我就不出错咩,我又不是电脑。所以找我复核工资表实在没有必要。如果说是为了避免少出错,那我可以告诉你,全部出错的可能性不大,有个把错我也看不出,你说这事儿把我整进去有啥意义?
然后我去找总经理助理,把业务副总和人事经理的意思简短的说明了下,问他的意见。
总经理助理的意思,和人事经理差不多,说他对业务部线不熟悉,而且他主要负责的工作也不是人力资源,工资方面了解也不多,通常情况下都是大家都签字了之后他再签一个算是确认。简言之就是他管的少,所以不方便放在最前边签字,因为确实有点担不起这个责任。所以他赞同的是人事经理的做法。同时,作为补充,他 还提出另外一个方案,就是为了平衡分管副总的心态,在工资审核表上把其他职能部门的负责人的名字也列上来,让他们各人审各人部门的。等大家都签字没有问题 了,再汇总到公司总经理办公室来。
最后我找了财务部经理了解情况,财务部一听总经理助理的建议就跳起来了,说照这个审核法,还有啥工资保密性,而且,要多少天时间来凑签名啊,又不是搞奥运五环旗签名!
我心里其实也是这么想的,只不过不好当面说出来,现在有人替我指出来,我还是很欢迎的。
财务部经理接着说道,工资表审核这件事本身就是人力资源部的事,总经理助理分管人力资源部,他就有义务对人力资源部的工作负责,怎么能以自己管的不多推卸责任把大家都拉下水。以我的意见,不仅业务副总没必要签字,连我财务部都不用,你要说为了少出错,考虑到财务部这边每月都要做工资凭证,对工资表比较熟悉,增加我们做个保险栓,那也行,但是我们只审核数据之间的勾稽关系,只看工资总额那一栏算对了没,其他的你要我们检查有什么意思,调薪通知不在我们手 上,奖罚表也不在我们手上,考勤考核表也不在我们手上,我们能审核出个啥!而如果是只看工资总额那一栏,我们的签字肯定是放在倒数第二个的,我们签了直接交总经理,怎么能让我们放第一个签!